두 견적서의 단가가 같아도 실제 입고원가는 크게 달라질 수 있다. 포장 단위와 결제 수수료, 검사 책임, 운송 범위가 다르면 싼 견적이 마지막에는 더 비싸질 수 있기 때문이다. 공급업체 견적서는 가격표가 아니라 거래 범위를 확인하는 문서로 읽어야 한다.
가격과 주문 단위를 먼저 맞춘다
1. 가격의 단위와 통화를 확인한다
한 개, 한 세트, 한 상자 중 무엇을 기준으로 한 가격인지 먼저 본다. 세트 구성과 옵션별 가격, 부가 부속 포함 여부도 적는다. 통화 종류와 환율 기준일이 빠지면 비교 시점이 달라질 때 금액을 잘못 해석할 수 있다.
2. MOQ가 옵션별인지 전체인지 묻는다
최소주문수량이 전체 색상 합계인지 색상·크기별 수량인지 확인한다. 한 상자에 들어가는 수량 때문에 실제 주문량이 늘어나는지도 중요하다. 샘플 주문과 본주문의 최소수량이 다른 경우도 따로 기록한다.
3. 포장 사양과 추가비용을 분리한다
기본 비닐 포장인지 개별 상자인지, 완충재와 라벨이 포함되는지 확인한다. 박스 외곽 치수와 총중량은 운송비와 보관비를 바꾼다. 포장 디자인, 인쇄판, 바코드 부착처럼 별도 비용이 드는 작업은 최초 비용과 반복 비용을 나눈다.
생산과 결제 책임을 문서로 남긴다
4. 금형·샘플 비용의 소유권을 확인한다
금형이나 전용 도구 비용을 냈다고 자동으로 소유권이 생기는 것은 아니다. 보관 기간, 수정 비용, 다른 업체 사용 가능 여부와 거래 종료 시 처리 방법을 문서로 남긴다. 샘플비가 본주문에서 차감되는 조건도 주문 금액과 시점을 확인한다.
5. 결제 단계와 환불 조건을 적는다
계약금과 잔금 비율, 결제 시점, 사용 가능한 결제수단과 수수료를 확인한다. 검사 불합격이나 납기 지연 때 재작업·환불·차기 주문 차감 중 어떤 방식인지도 필요하다. 알리바바 공급업체 협상 팁처럼 플랫폼 보호 조건을 벗어나는 결제를 서두르지 않는다.
6. 납기를 시작점과 종료점으로 나눈다
‘생산 20일’만으로 입고일을 계산하지 않는다. 계약금 확인일, 디자인 승인일, 자재 입고일 중 언제부터 세는지 묻고 생산 완료와 출고 가능일을 구분한다. 검사와 재작업, 중국 내 운송 기간도 일정에 넣는다.
품질과 물류 범위를 끝까지 확인한다
7. 품질 기준과 검사 책임을 정한다
색상 차이, 치수 오차, 외관 흠집, 기능 불량을 어느 수준부터 불량으로 볼지 샘플과 사진으로 합의한다. 검사 장소와 시점, 비용 부담, 불량 발견 시 처리 방식을 적는다. 소싱 품질검사 3단계 체크리스트를 견적 요청서에 붙이면 공급자별 답을 같은 기준으로 받을 수 있다.
8. 무역조건과 운송 범위를 해석한다
EXW, FOB 같은 표기만 보지 말고 정확한 장소와 포함 비용을 확인한다. 어느 지점부터 구매자가 운송과 위험을 부담하는지는 계약 조건에 따라 달라진다. 처음 수입한다면 관세사·포워더에게 견적 범위를 대조해 달라고 요청하는 편이 안전하다.
9. 견적 유효기간과 변경 조건을 남긴다
원자재와 환율 변동으로 가격이 바뀔 수 있으므로 유효기간을 확인한다. 수량·포장·납기 변경 시 어떤 항목이 다시 계산되는지도 묻는다. 최종 상업송장에는 판매자·구매자, 물품 명세, 수량, 단가, 판매조건과 총액 등이 정확히 들어가야 한다는 관세청의 상업송장 설명도 참고한다.
마지막에는 같은 조건으로 총액을 비교한다
비교표의 마지막 열에는 ‘포함’, ‘별도’, ‘미확인’을 표시한다. 중국 수입 통관 필수 서류와 연결해 서류 발급 주체까지 확인하면 입고 직전의 혼선을 줄일 수 있다. 좋은 공급업체 견적서 검토는 최저 단가를 고르는 일이 아니라 같은 조건의 총비용과 책임을 비교하는 과정이다.